רשמו מה הבעיה, היכן היא מתרחשת, ממתי ובאיזו תדירות. הבחינו בין מה שנראה לעין לבין ההסבר האפשרי למקורו. לדוגמה, כתם רטיבות מתעד תוצאה, אך לא בהכרח מוכיח מאין הגיעו המים.
רכזו את התמונות המקוריות ואת דוחות אנשי המקצוע. תעדו פניות קודמות לשכן, לוועד או לחברת הניהול, לצד התשובות והצעות הפתרון. הימנעו מעריכת קבצים באופן שמוחק את ההקשר.
חשבו מה אתם מבקשים בפועל: הפסקת מטרד, גישה לצורך בדיקה, תיקון מקור הנזק או הסדרה של שימוש. הגדרה ברורה מסייעת לבחון את אפשרויות הפעולה ואת הצורך בחוות דעת.
לקראת ייעוץ, הכינו ככל שניתן את מסמכי הבית, פרוטוקולים והסכמות קודמות. קביעת אחריות, סמכות והליך מתאימים מחייבת בדיקה פרטנית.
המידע כללי ואינו חוות דעת, הבטחת תוצאה או קביעת זכאות. התאמת הטיפול מחייבת בחינת מסמכים ונסיבות.