התחילו בעמוד אחד המתאר את העניין: מי הצדדים, מה אירע ומה אתם מבקשים להשיג. סדר כרונולוגי עוזר יותר מערימה לא ממוינת של מסמכים. ציינו בנפרד כל מועד שקיבלתם בהודעה או בהחלטה.
אספו את המסמכים המרכזיים בצורתם המלאה. שמרו את המקור אצלכם והכינו עותקים מסודרים. אם יש התכתבות ארוכה, סמנו את הקטעים החשובים אך השאירו גם את ההקשר. אין צורך לשלוח מידע רפואי או פרטי זיהוי בטופס הפנייה הראשוני.
הכינו רשימת שאלות: מה חסר לבירור, מי יטפל בעניין, מה כלול בשכר הטרחה, אילו הוצאות נוספות עשויות להתעורר ואיך מתקבלים עדכונים. בפגישה ניתן לבחון גם חלופות להסלמה ואת התוצאה המעשית שחשובה לכם.
הפרידו בין עובדות שראיתם בעצמכם, מידע שקיבלתם מאחרים והערכות שלכם. הצגת מידע שאינו נוח לעמדה שלכם מאפשרת לבחון את התמונה באופן אחראי. אל תצפו להערכת סיכויים סופית לפני קריאת המסמכים.
המידע כללי ואינו חוות דעת, הבטחת תוצאה או קביעת זכאות. התאמת הטיפול מחייבת בחינת מסמכים ונסיבות.